தமிழ்நாடு அரசு பத்திர பதிவுத்துறை மூலமாக ஆவணப்பதிவுகள் மட்டுமல்லாமல், திருமணங்கள் பதிவு செய்தல் வில்லங்கச்சான்றிதழ்களின் நகல்கள் வழங்குதல் உட்பட பல்வேறு சேவைகள் பொதுமக்களுக்கு வழங்கப்பட்டு வருகின்றன. இதை பயன்படுத்தும் விதமாக தினமும் நமது துறையின் கீழ் 587 சார் பதிவாளர் அலுவலகங்களுக்கு பொது மக்கள் பலர் தினந்தோறும் வருகின்றனர். அவர்கள் சார்பதிவாளர் அலுவலகத்தில் தங்களது கோரிக்கைகளை சார்பதிவாளரிடமோ அல்லது அந்த அலுவலகத்தில் பணிபுரியும் உதவியாளர் / இளநிலை உதவியாளர்களிடத்திலோ அளிக்கும் பொருட்டு மேற்கண்ட அலுவலர்கள் சந்திக்க வரும்போது நமது சார்பதிவாளர் அலுவலகங்களில் சார்பதிவாளர் மேஜைக்கு எதிரிலும் மற்றும் உதவியாளர் / இளநிலை உதவியாளர் மேஜைக்கு எதிர் புறமும் நாற்காலிகள் கண்டிப்பாக போடப்பட வேண்டும். ஒவ்வொரு அலுவலருக்கு முன்னாலும் குறைந்த பட்சம் இரண்டு நாற்காலிகள் போடப்பட்டிருக்க வேண்டும். பொதுமக்களை நாற்காலியில் உட்கார வைத்துதான் சார்பதிவாளர்கள் பேச வேண்டும் எந்த சூழ்நிலையிலும் அவர்களை நிற்க வைத்துக்கொண்டு பதில் அளிக்கக்கூடாது.
மேலும் இது தொடர்பாக ஏற்கனவே பல்வேறு உத்தரவுகள் மற்றும் அறிவுரைகள் ஆய்வு கூட்டங்களில் தொடர்ந்து வழங்கப்பட்டிருந்தாலும், தற்போது CCTV மூலம் பார்க்கும்போது இத்தகைய நடைமுறை பல அலுவலகங்களில் பின்பற்றவில்லை என தெரிய வருகிறது. இது தொடர்பாக துணைப்பதிவுத்துறைத்தலைவர்கள், மாவட்டப்பதிவாளர்கள் கண்காணிக்க அறிவுறுத்தப்படுகிறது. மேலும் பதிவுத்துறைத்தலைவர் அலுவலகத்தில், துணைப்பதிவுத்துறைத்தலைவர் அலுவலகத்திலும் இருக்கக்கூடிய CCTV யில் கண்காணிக்கப்படும் போது இந்த சுற்றறிக்கை மூலமாக கொடுக்கப்படுகின்ற இந்த அறிவுரைகள் மீறும் பட்சத்தில், உரிய துறை ரீதியான நடவடிக்கை எடுக்கப்படும்.
